Hiện nay, Trung tâm đang quản lý khối lượng lớn hồ sơ, các phông tài liệu phản ánh đầy đủ, toàn diện hoạt động quản lý nhà nước ở tất cả các lĩnh vực như: Kinh tế, văn hóa, y tế, giáo dục, nội vụ, quốc phòng, an ninh, xây dựng cơ sở hạ tầng, cải cách hành chính, phát triển nông thôn mới, dân tộc, tôn giáo... Tính đến ngày 01 tháng 7 năm 2025, Trung tâm đang quản lý 56 phông tài liệu, với tổng số 17.334 cặp (hộp), 76.697 hồ sơ, tương đương 2.213 mét giá tài liệu, có thời gian từ năm 1962 đến năm 2025. Đây là khối tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan chính quyền, đoàn thể, tổ chức xã hội và các đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh, có ý nghĩa quan trọng trong việc nghiên cứu, xác minh thông tin, phục vụ công tác xây dựng chính sách, giáo dục truyền thống cách mạng cho các thế hệ hôm nay và mai sau và hỗ trợ cơ quan Nhà nước trong việc ra quyết định chính xác, có đối chiếu, kế thừa thực tiễn quản lý.

Không dừng lại ở lưu giữ truyền thống, Trung tâm Lưu trữ lịch sử đang từng bước số hóa tài liệu Lưu trữ nhằm mở rộng khả năng phục vụ, tiết kiệm thời gian, nâng cao độ chính xác và khả năng tiếp cận từ xa. Đây chính là hướng đi tất yếu để tài liệu Lưu trữ phát huy tối đa giá trị trong thời đại số hóa dữ liệu và cải cách hành chính hiện đại. Hiện nay, khi tra cứu tài liệu lưu trữ đã không còn phải tìm ở từng giá tài liệu giấy theo cách thủ công như trước, chỉ cần thao tác nhấp chuột tìm trên phần mềm máy tính là có thể tìm thấy đầy đủ hồ sơ, file tài liệu chỉ trong vài giây. Tài liệu lưu trữ của mỗi hồ sơ được scan xong sẽ lưu dưới dạng các file điện tử và đưa vào lưu trữ trên hệ thống máy chủ. Khi cần, chỉ việc gõ từ khóa trên máy tính sẽ tìm được tài liệu. Không chỉ tra cứu nhanh, việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng.

Chuyển phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử sẽ tạo điều kiện phục vụ cung cấp dịch vụ công một cách nhanh chóng, chính xác và đảm bảo chất lượng. Tài liệu sau khi số hóa sẽ được bảo vệ an toàn mà không lo lắng về việc tài liệu cũ đi hay chịu tác động của môi trường bên ngoài. Đặc biệt là giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ, tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng. Ngoài ra, số hóa dữ liệu có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau; xây dựng hoàn chỉnh hệ thống thông tin quản lý tài liệu lưu trữ, đảm bảo cho việc khai thác và sử dụng các tài liệu này một cách tối ưu nhất.

Cùng với đó, đội ngũ cán bộ Trung tâm thường xuyên được về nghiệp vụ và kỹ năng phục vụ độc giả. Quy trình tiếp nhận, hướng dẫn khai thác tài liệu được công khai, minh bạch, đảm bảo nhanh gọn và chính xác. Trung tâm cũng quan tâm cải thiện môi trường làm việc, bố trí không gian khai thác tài liệu khoa học, thân thiện, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu lâu dài.

Trong thời gian tới, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La tiếp tục đẩy mạnh hiện đại hóa công tác lưu trữ, hoàn thiện hệ thống cơ sở dữ liệu tài liệu số; tăng cường tập huấn, nâng cao trình độ cán bộ; đồng thời mở rộng hợp tác, trao đổi chuyên môn với các cơ quan lưu trữ trong và ngoài tỉnh. Góp phần gìn giữ, bảo quản an toàn tài liệu lịch sử, phát huy tối đa giá trị phục vụ phát triển kinh tế - xã hội, giáo dục truyền thống và xây dựng chính quyền điện tử, chính quyền số tại địa phương.

Lê Hồng