Theo quy định, việc quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ phải bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân; đáp ứng yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học, giáo dục lịch sử… Đồng thời, phải tuân thủ nghiêm pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, không sử dụng tài liệu vào mục đích gây thiệt hại cho lợi ích của nhà nước và quyền, lợi ích hợp pháp của các tổ chức, cá nhân. Độc giải được sử dụng tài liệu lưu trữ thông qua việc tra cứu, nghiên cứu tại phòng đọc, khai thác trực tuyến, cấp bản sao tài liệu, sử dụng tài liệu lưu trữ số theo quy định hiện hành.

Về thẩm quyền, Chủ tịch UBND tỉnh cho phép mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh ra nước ngoài; sử dụng tài liệu thuộc danh mục tài liệu đặc biệt quý, hiếm của tỉnh; sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ tuyệt mật; khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật của tỉnh chưa đến thời hạn giải mật. Giám đốc Sở Nội vụ cho phép sử dụng tài liệu thuộc danh mục tài liệu tiếp cận có điều kiện; sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước độ Tối mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước; tài liệu thuộc danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã quá thời hạn giải mật. Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh cho phép mang tài liệu lưu trữ ra ngoài Lưu trữ lịch sử tỉnh để sử dụng ở trong nước; sử dụng tài liệu lưu trữ của các tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử khi được sự đồng ý bằng văn bản của các tổ chức, cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của tổ chức, cá nhân đó.

Trách nhiệm của cơ quan quản lý lưu trữ, Sở Nội vụ thẩm định, tham mưu, chỉ đạo quản lý kho lưu trữ và quy trình phục vụ độc giả. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tổ chức sưu tầm, bảo quản, số hóa tài liệu; xây dựng cơ sở dữ liệu; công khai quy định, biểu mẫu, phí sử dụng; phục vụ độc giả tại phòng đọc; giới thiệu tài liệu rộng rãi trên các phương tiện thông tin. Người khai thác tài liệu được sử dụng tại phòng đọc, truy cập công cụ tra cứu, yêu cầu sao chứng thực tài liệu khi được phép, và có thể ủy quyền cho người khác nhận tài liệu. Ngược lại, độc giả phải thực hiện đầy đủ thủ tục đăng ký, bảo vệ an toàn tài liệu, trích dẫn đúng nguồn và thanh toán phí theo quy định.

Tại quy định, UBND tỉnh đề nghị khuyến khích và tạo điều kiện để tài liệu lưu trữ được đưa vào đời sống thông qua hình thức công khai danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ trên cổng thông tin điện tử; công bố, triển lãm, xuất bản, phát hành xuất bản phẩm lưu trữ; giới thiệu qua báo chí, phát thanh, truyền hình, phim tài liệu, chuyên đề; lồng ghép trong hoạt động giáo dục, ngoại khóa, trải nghiệm của học sinh, sinh viên; tổ chức hội thảo, giao lưu, sự kiện du lịch, cuộc thi sáng tạo; kết nối chia sẻ tài liệu với các cơ quan lưu trữ trong và ngoài nước; thiết kế sản phẩm lưu niệm.

Việc ban hành Quy định này góp phần tăng cường công tác quản lý, bảo vệ, khai thác tài liệu lưu trữ; bảo đảm hài hòa giữa quyền tiếp cận thông tin và bảo vệ bí mật nhà nước; phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội, giáo dục truyền thống lịch sử, văn hóa của tỉnh Sơn La. Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La sẽ thực hiện niêm yết, đăng tải công khai Quy định và hướng dẫn thủ tục sử dụng tài liệu trên trang thông tin điện tử, bảo đảm phục vụ thuận tiện, đúng pháp luật cho mọi độc giả.

Lê Hồng